Hotel zpracovává osobní údaje v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27.dubna 2016, Obecného nařízení o ochraně osobních údajů GDPR.
1. Právní důvody ke zpracování běžných osobních údajů bez souhlasu hosta
Právní důvody ke zpracování běžných osobních údajů jsou: smlouva, zákon, životně důležitý zájem např. krajní nouze, veřejný zájem a oprávněný zájem správce. Host bere na vědomí, že ubytovatel má právo požadovat a zpracovat osobní údaje hosta v rozsahu, které mu ukládá zákon, bez souhlasu hosta, a to: V souladu se zákonem č. 326/ 1999 Sb. a související novelou z 18.12.2015 zákon č. 314/2015 O pobytu cizinců ubytovatel musí vést domovní knihu, do které zapisuje osobní údaje zahraničních hostů v rozsahu: jméno, příjmení,datum narození, státní občanství, číslo občanského průkazu nebo cestovního pasu, číslo víza pokud je uvedeno v cestovním dokladě, počátek a konec ubytování, účel pobytu, adresu trvalého bydliště v zahraničí, adresu pobytu v ČR pokud ji cizinec má, podpis na předepsaném přihlašovacím tiskopisu A6 ŘSCP č. 4/2015. V souladu se zákonem č.565/1990 Sb. O místních poplatcích ubytovatel musí vést evidenční knihu, do které zapisuje osobní údaje hostů v rozsahu: jméno, příjmení, adresu místa trvalého pobytu nebo místa trvalého bydliště v zahraničí, počátek a konec ubytování, účel pobytu, číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu hosta. Jakékoliv jiné konkrétnější údaje nad uvedený rozsah, jako např. jiná specifikace účelu pobytu, než je zákonem stanovený pojem „léčení nebo rekreace“ nebo datum narození a rodné číslo ubytovaného,ubytovatel ani obecní úřad bez souhlasu hosta do evidenční knihy uvést nemůže. Ubytovatel musí výše zmíněná data na základě právního důvodu držet po dobu šesti let. Vymazat je smí až po uplynutí této lhůty. Ubytovatel je povinen na žádost hosta mu poskytnout informaci o tom, jaká data o něm uchovává, a to vždy pouze po prokázání totožnosti dané osoby. Ubytovatel nikdy nesděluje informace telefonicky nebo e-mailem. V případě, že host prokáže svoji totožnost, je možné zaslat informace poštou s doručenkou do vlastních rukou nebo do datové schránky. Host dále bere na vědomí, že ubytovatel může bez souhlasu hosta zpracovat osobní údaje, které nezbytně potřebuje ke komunikaci s hostem a pro uzavření a plnění smlouvy, přičemž za oprávněný zájem správce ubytovatele se považuje již poptávka, kdy ke komunikaci s hostem ubytovatel potřebuje nutné jeho údaje jako je např. e-mailová adresa a telefonní číslo. Jedná se o zpracování údajů nezbytných ke komunikaci vedoucí k uzavření smlouvy, přičemž za smlouvu se považuje závazně potvrzená rezervace a dále to, že se daný host ubytuje. Host dále bere na vědomí, že v případě, že ubytovatel má s hostem smlouvu, tj. host se ubytoval a ubytovatel mu tedy poskytl službu, považuje se za oprávněný zájem správce dat-ubytovatele také přímý marketing v podobě zasílání obchodních sdělení. Ubytovatel tedy nepotřebuje souhlas hosta, kterému poskytl službu, k zasílání obchodních sdělení. Ubytovatel je povinen však umožnit hostovi se kdykoliv se z odběru e-mailových obchodních sdělení odhlásit. Ve všech ostatních případech kromě výše zmíněných právních důvodů je ubytovatel povinen si vyžádat souhlas se zpracováním běžných osobních údajů.
2. Právní důvody ke zpracování citlivých osobních údajů bez souhlasu hosta
Host bere na vědomí, že ubytovatel je oprávněn zpracovat citlivé osobní údaje bez jeho souhlasu pouze v případě, že je ubytovateli sdělí sám, např. sám sdělí hotelu požadavek na dietu, na bezbariérový pokoj, sdělí, že má konkrétní alergii, požaduje zvláštní stravu, chodí o berlích, potřebuje výtah apod. Hotel má v tomto případě oprávněný zájem, aby pobyt hosta proběhl dle jeho přání a může citlivé osobní údaje zpracovat k uzavření smlouvy. Výše zmíněné citlivé osobní údaje může ubytovateli poskytnout i vedoucí skupiny, která hosty ve skupině zastupuje, a které dané osoby tyto informace předaly, ani v tomto případě ubytovatel pro zpracování nepotřebuje souhlas hosta. Po odjezdu hosta je však ubytovatel povinen tyto citlivé osobní údaje bez odkladu vymazat, pokud mu daný host neudělí písemný výslovný a dobrovolný souhlas s uchováním jeho citlivých údajů.
3. Informační povinnost ubytovatele
Povinností správce kamerového systému je informovat všechny dotčené osoby, které do objektu vstupují příležitostně, se skutečností, že objekt je monitorován. Informace o umístění kamerového systému je písemná a je umístěna na viditelném místě před vstupem do objektu či prostoru, který je monitorován. Informace obsahuje piktogram kamery, údaj o tom, že objekt je monitorován kamerovým systémem, dále označení správce a odkaz na místo, kde je možné získat další informace. Ubytovatel tímto informuje hosta, že účelem monitorování kamerovým systémem je ochrana majetku a bezpečnosti osob klientů i zaměstnanců a plnění pracovních povinností. Host bere na vědomí, že je osobou, která do objektu vstupuje příležitostně a tudíž nepravidelně, proto ubytovatel nemusí vyžadovat souhlas hosta ke zpracování osobních údajů. Kamerový záznam správce uchovává po dobu maximálně čtrnáct dnů ode dne pořízení, a to z důvodu délky pobytů a zajištění ochrany majetku a bezpečnosti hostů během pobytu. Kamery jsou umístěny pouze v některých společných prostorách vně a uvnitř hotelu a v žádném případě nenarušují osobní soukromí hosta.
4. Povinnost ubytovatele, práva hosta
Povinností ubytovatele je umožnit hostům nahlédnout do směrnice ubytovacího zařízení a poskytnout hostovi informaci o tom, jak je s jeho osobními údaji nakládáno, zejména, kde jsou osobní údaje uloženy, kdo k nim má přístup, jakým způsobem jsou zpracovány a jak jsou chráněny. Host má právo na přístup ke svým osobním údajům zpracovávaných ubytovatelem, má právo požadovat jejich opravu, omezení zpracování nebo výmaz ( s výjimkou výše zmíněných právních zákonných důvodů a lhůt pro výmaz), popř. má právo vznést námitku proti zpracování. Domnívá-li se host, že dochází k neoprávněnému zpracování jeho osobních údajů, může se obrátit se stížností na dozorový orgán, kterým je pro území České republiky Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).